Webinar : les clés du succès

Dans cet article, nous vous proposons une méthode d’organisation d’un webinar. Planifiez votre premier événement en ligne efficacement et à moindre coût ! 

Dans une industrie en constante évolution, de plus en plus d’échanges se font à distance, que ce soit au quotidien avec vos prestataires locaux, dans le but d’informer votre clientèle ou encore de vendre vos produits touristiques. Ajoutez à cela un contexte de crise sanitaire, et voici le combo parfait pour vous lancer dans l’organisation d’un webinar. 

Le webinar, aussi appelé webinaire, provient de la contraction entre séminaire (seminar en anglais) et web. Celui-ci représente un excellent moyen d’entrer en contact avec des prospects, en fournissant des conseils qui suscitent leur intérêt. Et ce, tout en recueillant les coordonnées des participants. Vous développez ainsi des pistes commerciales pertinentes, et transformez vos prospects en potentiels clients.

Dans cet article, nous vous proposons une méthode d’organisation d’un webinar. Planifiez votre premier événement en ligne efficacement et à moindre coût ! 

ETAPE 1. Choisissez un sujet attractif

La nature de votre activité déterminera le sujet de votre webinar. Tour-opérateurs ou agence de voyages ? Package ou sur-mesure ? Les produits et services proposés déterminent la clientèle à laquelle vous vous adressez. C’est pourquoi il est important de choisir minutieusement le thème de votre webinar. Il se doit d’être en cohérence avec vos objectifs et la stratégie commerciale que vous souhaitez mettre en place. Cependant, le plus difficile est de trouver un domaine spécifique sur lequel se concentrer et qui intéressera suffisamment vos cibles. 

Sur quoi les clients souhaitent-ils en savoir plus ? Où se situent leurs lacunes ? Quelle expertise serait utile à partager ? Servez-vous des retours de votre clientèle, ainsi que de leurs questionnements sur vos produits et leur utilisation. Avec la réouverture des frontières et le retour à la normalité, votre clientèle a besoin d’être informée voire rassurée sur les mesures sanitaires que nécessitent le tourisme en 2021. Formalités, vaccination, accessibilité… Faire le point sur la réouverture progressive de vos destinations peut être un bon point de départ dans le lancement de vos webinars.

Étape 2. Optez pour un format dynamique

Il existe plusieurs options de format lorsque vous organisez un webinaire. Ces derniers peuvent être adaptés en fonction de vos objectifs et aspirations pour l’événement. Souhaitez-vous offrir une expérience hautement interactive à un petit groupe ou faire un exposé à un public plus nombreux ? Êtes-vous capable d’animer l’événement tout seul ou préférez-vous vous appuyer sur d’autres orateurs ? 

Si vous craignez le trac pouvant surgir lors d’une présentation solo, vous pouvez envisager un format de type interview, où un collègue vous interroge. D’autre part, il est également possible de réunir un petit groupe d’experts pour discuter du sujet et répondre aux questions des participants. Comme une sorte de réunion en somme. 

Si plusieurs personnes sont impliquées, il est utile d’avoir également un modérateur pour diriger les débats et filtrer les questions des participants. La présence d’une personne chargée de gérer le côté technique permet de soulager le présentateur du webinar. Le but étant qu’il puisse se concentrer sur le sujet en lui-même, sans avoir à gérer les questions et réponses des participants. Allant de pair avec les éventuels problèmes techniques qu’impliquent les aléas du direct, et du web en particulier. 

Le choix de ViaXoft : Comme le naturel revient toujours au galop, selon nous aucune raison de le chasser ! Michel Lescot ou encore John Brandy animent nos webinars de manière interactive. Accompagnés par une deuxième personne pour gérer l’aspect technique et regrouper les éventuelles questions des participants. 

Étape 3. Créez un contenu ciblé

Une question demeure. Celle du contenu de votre webinaire. Il peut s’agir d’une simple liste de sujets à aborder, mais pour qu’un webinaire soit vraiment réussi, il faut consacrer du temps à la création de supports visuels. Il peut être fastidieux de capter l’attention des participants, et par la suite de la conserver. Notamment lorsqu’il n’y a que peu d’interaction, et que ceux-ci doivent faire face à un monologue. Ajoutez à cela, la distance, et vous pouvez rapidement perdre une partie de vos spectateurs en route ! 

L’idée est donc que vos spectateurs soient aussi acteurs de votre présentation. Créer l’envie, la curiosité, l’intérêt perpétuel n’est pas chose facile. Il faut que les participants se sentent réellement impliqués. Concevez des diapositives dynamiques, donnez vie à votre exposé – incluez des images, des graphiques, des tableaux et des statistiques. Vous pouvez également effectuer des démonstrations en direct ou présenter des produits afin de maintenir l’intérêt visuel.

D’autre part, réfléchissez à la durée de votre webinaire et planifiez la durée de chaque segment. Vous devrez garder un œil sur l’horloge pour vous assurer de ne pas dépasser la durée prévue. Vous pouvez ainsi prévoir du temps pour répondre aux questions des participants après chaque point de l’ordre du jour ou programmer une session de questions-réponses à la fin.

Le choix de ViaXoft : Nos webinars sont créés avec certains objectifs en fonction du public visé. Si les participants sont des clients, le déroulement du webinar ne sera pas le même que si nous avons affaire à des prospects. Autrement, dans le cas de nos webinars “Trucs & astuces” par exemple, nous nous basons sur les questionnements qui reviennent régulièrement chez nos clients. 

ETAPE 4 : Choisissez une plate-forme polyvalente

Il existe de nombreuses plateformes de webinars sur le marché, y compris des options gratuites comme Skype et Google+ Hangout. Lors du choix, les facteurs à prendre en compte sont les suivants :

  • Le nombre de participants qu’elle peut accueillir
  • Son ergonomie et notamment sa facilité d’utilisation. 
  • Les services qu’elle propose. 

Ex: la possibilité de changer facilement d’intervenant, le chat, la fonctionnalité de partage d’écran, la fonctionnalité d’enregistrement…etc.

  • Son coût : est-ce une plateforme gratuite ? Si elle est payante, quelle est sa valeur ajoutée par rapport à un service gratuit ? 

Il existe également des plateformes spécialisées dans la création de webinars. Celles-ci, parfaitement adaptées à ce type d’évènement, sont généralement plus faciles d’utilisation car créées dans ce but précis. 

Le choix de ViaXoft : GotoMeeting. Une plateforme adaptée à tout type d’entreprise. Plutôt polyvalente, elle est idéale aussi bien pour les réunions en interne qu’en externe, comme les webinars justement !

ETAPE 5 : Sélectionnez un créneau

La date et l’heure optimales pour votre webinaire dépendront de la nature de votre cible (B2C ou B2B). Si vous ciblez les voyageurs d’affaires, l’idéal est de prévoir un jour travaillé. A contrario, une soirée ou un week-end sera préférable si le produit vendu demeure un domaine de loisir pour le client. Dans tous les cas, choisissez une date suffisamment éloignée pour que vos prospects aient le temps de la fixer dans leur agenda et pour que vous puissiez promouvoir le webinaire (au moins deux semaines en avance). Veillez à éviter les jours fériés ou autres événements auxquels votre public cible pourrait s’absenter. 

Si vous pensez être en mesure de susciter suffisamment d’intérêt pour votre webinaire, vous pouvez choisir de le répéter plusieurs fois. Ainsi, vous pourrez offrir aux participants un plus large panel d’heures et de dates.

Le choix de ViaXoft : Nous faisons le choix de proposer des créneaux le matin et l’après-midi. Le but étant de permettre à un large panel d’entreprises, suivant leur localisation, d’assister à nos webinars. Nous pensons bien évidemment à nos clients d’outre-mer et proposons des sessions adaptées à leur fuseau horaire. 

ETAPE 6 : Attirez votre audience en soignant votre communication

Plusieurs éléments sont à prendre en compte quant à la promotion de votre webinar. Cela peut paraître anodin, mais proposer un titre accrocheur, qui parle à votre public cible permet de capter l’attention d’une large audience. Il est notamment nécessaire de connaître les personnes qui vont y participer. Si vous ciblez des personnes qui découvrent la problématique, il faudra parler des enjeux, proposer quelque chose de large. A contrario, si vous vous adressez à un public en phase de décision, approfondissez votre sujet, en rentrant dans les détails. 

Aussi, mettre des chiffres dans le titre de votre événement peut captiver d’autant plus de potentiels clients. 3 conseils, 5 bonnes pratiques… 8 étapes ! Réfléchissez à ce qui vous amène vous, en tant qu’utilisateur, à cliquer sur tel ou tel lien, tel ou tel article, telle ou telle émission. Cela fonctionne aussi pour les webinars, quel que soit le format, le titre demeure la première accroche vers votre contenu. De plus, la présence de chiffres permet de structurer vos idées, et laisse à penser que les réponses seront concises, tout en restant techniques. Cela sous-entend qu’il y a matière à développer. 

De plus, la meilleure manière de proposer une campagne efficace est d’optimiser les canaux. Que ce soit via le site internet de votre entreprise, les réseaux sociaux ou encore via un mailing bien rôdé. Le but n’est pas seulement d’envoyer un mailing et d’en attendre les résultats. Votre campagne doit constituer un cycle qui commencerait environ un mois avant l’évènement. Fonctionnez par rappels, en plusieurs intervalles. La création d’une page d’événement dédiée et le traitement des inscriptions en ligne vous aideront également à promouvoir et gérer votre webinar.

Enfin, vous devez tenir compte d’un possible taux d’abandon (de 50 % pour les webinars gratuits) et viser à inscrire plus de personnes que le minimum requis. 

Le choix de ViaXoft : Notre communication est faite principalement à travers nos campagnes de mailing. Envoyées 15 jours avant, une semaine, puis la veille du webinar. En effet, c’est dans les derniers jours que tout se joue. Votre audience aura tendance à s’inscrire au dernier moment car elle aura plus de visibilité sur son agenda. D’autre part, nous communiquons via nos Newsletters pour annoncer de nouveaux formats. Par exemple, pour nos sessions trucs & astuces.

ETAPE 7 : Analysez vos données

Passez en revue la liste des participants (généralement visible dans le logiciel de webinar) et comparez-la à la liste des participants dans votre tableau de bord afin de voir qui a réellement pris part à l’événement. Vous pourrez alors extraire les coordonnées de chaque personne et toute autre information demandée lors de l’inscription, comme le nom de l’entreprise par exemple. 

De plus, copiez les questions qui ont été posées pendant la session dans une feuille de calcul, avec les détails de la personne qui les a posées. Cela vous permettra d’effectuer un suivi personnalisé.

Le choix de ViaXoft : Un compte-rendu est toujours de mise après un webinar ! Partagé avec tout le service marketing et commercial, il permet d’avoir une vision sur l’impact de ces évènements et de rectifier les éventuelles coquilles. 

ETAPE 8 : Et ensuite ? Proposez un suivi efficace et personnalisé

En fonction du nombre de participants à votre webinaire, essayez d’effectuer un suivi personnel auprès de chaque participant. S’ils ont posé une question pendant le webinar, vous pouvez les remercier de l’avoir fait et vérifier qu’ils ont reçu une réponse adéquate. 

S’ils n’ont pas posé de question, les consulter pour savoir s’il y a des points sur lesquels ils aimeraient revenir démontre un réel intérêt pour votre audience. Pour ceux qui se sont inscrits mais n’ont pas participé, exprimez votre regret qu’ils n’aient pas pu venir, revenez sur ce qu’ils ont manqué et offrez-leur la possibilité de participer à une prochaine session. Vous pouvez même proposer de répondre personnellement à leurs questions !

Enfin, remercier les participants de leur présence en leur envoyant une offre spéciale ou une remise qui leur est exclusivement réservée augmente encore les chances de conversion.

Même s’il nécessite une certaine organisation, un webinaire est un excellent moyen pour les petites et moyennes entreprises de se lancer dans l’événementiel. Il s’agit d’un canal peu coûteux et peu risqué pour entrer en contact avec votre public et d’apprendre à le connaître, ce qui vous permet de consacrer plus de temps aux pistes qualifiées et moins de temps aux appels téléphoniques.